QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC

Quá trình đào tạo nguồn nhân lực phải qua 4 bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu Đào tạo

Bao gồm:

-Đánh giá nhu cầu đào tạo

-Xác định nhu cầu cụ thể cho đào tạo.

"Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực?”.

Đánh giá nhu cầu đào tạo để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc tồi nên phải đào tạo. Hầu như các công ty chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.

Các lý do dẫn đến kết quả làm việc tồi:

·Các lý do cá nhân mà công ty không thể kiểm soát được :

-Khả năng trí tuệ

-Khả năng thể lực

-Sự ổn định về tinh thần , tình cảm

-Hoàn cảnh gia đình và bản thân

-Sức khỏe

·Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát được :

-Công việc hiện tại

-Sự thay đổi công việc

-Lương

-Không có đào tạo

-Thiếu đầu tư và máy móc

-Thiếu các điều kiện làm việc

-Không có kế hoạch

-Quản lý kém

-Vị trí làm việc và đi lại khó khăn.

Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ chức :

-Thiếu hiểu biết về công việc

-Có cảm giác được đối xử không công bằng

-Thiếu sự khuyến khích động viên

-Có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát.

-Thiếu tự tin hay quá tự tin

-Các chương trình đào tạo không phù hợp.

Những biểu hiện của nhu cầu đào tạo:

Về phía nhân viên :

-Mức độ lãng phí cao, năng suất lao động thấp.

-Xảy ra nhiều tai nạn lao động.

-Làm việc mất quá nhiều thời gian.

-Tỉ lệ vắng mặt cao ( chán , sợ công việc )

-Qúa nhiều sự phàn nàn của khách hàng.

Với người quản lý :

-Tỉ lệ nghỉ việc quá cao (không hài lòng với công việc).

-Làm việc mất quá nhiều thời gian.

-Tinh thần làm việc sút kém.

-Thiếu sự hợp tác từ phía nhân viên (đây là điều quan trọng nhất cần đào tạo người quản lý ngay tức khắc).

Tất nhiên đào tạo không chỉ vì lý do kết quả làm việc tồi mà có thể vì những mục đích cụ thể của quá trình đào tạo.

Các nguồn thông tin đánh giá nhu cầu đào tạo:

·Kế hoạch phát triển của công ty

·Các ghi chép về nhân viên

·Các báo cáo đánh giá kết quả công việc

·Các bản mô tả công việc

·Sự phàn nàn và phản ứng của khách hàng

·Các sai sót hay lỗi lầm

·Các báo cáo về tai nạn

Các nguồn thông tin trên cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo những kỹ năng gì.

Có 3 cách tiếp cận để đánh giá nhu cầu đào tạo:

+ Phân tích ở mức độ tổ chức: Bao gồm các phân tích sau đây:

-Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự

-Chiến lược của tổ chức

-Các nguồn lực cho đào tạo

Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào quyết tâm của ban lãnh đạo tối cao. Không có ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý, không có khen thưởng cho những hành vi mới và học viên thiếu động cơ.

Phân tích ở mức độ tổ chức cho phép công tác đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đào tạo được coi như giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh.

Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo thực hiện tốt, tổ chức cũng cần có một nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.

+ Phân tích ở mức độ thực hiện:

-Phát triển danh mục các nhiệm vụ

-Nhận dạng kiến thức , kỹ năng , thái độ cần thiết cho công việc

Việc phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, ky năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.

+ Phân tích ở mức độ cá nhân:

-Đánh giá kết quả công việc của cá nhân

-Đánh giá đặc tính cá nhân : kiến thức , năng lực , và thái độ

Đánh giá nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.

+ Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo: Người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các phương pháp có thể là:

-Phỏng vấn Phiếu điều tra

-Kiểm tra Phân tích các vấn đề của nhóm

-Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép Phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc

Sau đây chúng ta có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá để thấy rõ cơ hội để người tham gia có thể tham gia, sự tham gia cần thiết của ban lãnh đạo hay giám sát viên, thời gian cần thiết, chi phí và quá trình đó có cung cấp những dữ liệu có thể định lượng hay không .

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

Bước 2: Lập kế hoạch Đào tạo

Thực chất của giai đoạn này là lên kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo. Để thành công cần phải:

-Xác định các mục tiêu và các điều kiện ràng buộc

-Kết hợp 3 yếu tố của sự thành công: thiết kế, phổ biến và hậu cần.

-Xác định chiến lược tối ưu

-Lập kế hoạch tổng quát.

Khi lên kế hoạch tổng quát phát triển quá trình đào tạo các nội dung bao gồm:

·Quan điểm của Lãnh đạo về đào tạo.

·Tên của chương trình đào tạo.

·Các mục tiêu của chương trình đào tạo (các mục tiêu phải cụ thể và có khả năng đo lường được).

·Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo.

·Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.

·Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.

·Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí.

·Hình thức, phương pháp đào tạo.

·Chính sách môi trường sau đào tạo.

Khi thiết kế chương trình đào tạo người ta phải chú ý đến nhiều yếu tố:

1). Nội dung đào tạo:

-Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản

-Học kinh nghiệm hay học từ lý luận sách vở

-Phân loại rõ kiến thức được đào tạo (cơ sở, cơ bản, kỹ thuật chuyên sâu, riêng có của công ty …).

2). Các nguyên tắc của học:

Học là mục tiêu của bất kỳ nỗ lực đào tạo nào. Học tập là việc diễn ra ngay trong bản thân người học và nó là cái cá nhân của người ấy. "Học tập chỉ xảy ra khi một cá nhân cảm thấy có nhu cầu, thể hiện những nỗ lực của mình để thỏa mãn nhu cầu đó, và có được những thỏa mãn với kết quả của nỗ lực đó”. (After Leagans, 1971).

Học liên quan đến sự thay đổi. Sự thay đổi diễn ra trong bản thân người học, giúp cho cá nhân người học thích ứng tốt hơn với môi trường cụ thể.

Để đào tạo có hiệu quả phải chú ý các nguyên tắc học sau đây:

-Phản hồi: thông tin ngược thông báo kết quả cho học viên kết quả của họ.

-Thực hành: nhằm cải thiện một phản xạ một thói quen làm việc.

-Sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo với học viên.

-Sự tham gia : nói lên sự tích cực tham gia của học viên vào quá trình đào tạo

-Ứng dụng những điều học được.

3) Đặc điểm của học viên:

-Số lượng của học viên cũng như khả năng của học viên cũng cần được cân nhắc trong thiết kế chương trình đào tạo.

4). Giới hạn của tổ chức:

Đó là các vấn đề: tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, hoặc các phương tiện có thể chỉ ra liệu chương trình đào tạo có thể thực hiện tại chỗ hay lựa chọn khả năng từ bên ngoài .

5) Các phương pháp đào tạo:

Các phương pháp hay kỹ thuật đào tạo phù hợp với việc giảng dạy những nội dung đào tạo khác nhau.

Đào tạo tiếp nhận thông tin:

Các phương pháp đào tạo phù hợp với việc tiếp nhận thông tin bao gồm các bài giảng , các buổi thuyết trình , phim , video cũng như các chương trình hướng dẫn mà trong đó các thông tin có thể được trình bày hoặc trên giấy in , hoặc trên máy vi tính .

Đào tạo kỹ năng:

Các phương pháp đào tạo thích hợp với đào tạo kỹ năng bao gồm phương pháp đào tạo bằng công việc cụ thể như đào tạo bằng biện pháp hướng dẫn công việc (hay còn gọi là phương pháp: Nói, Chỉ dẫn, Làm, và Ôn luyện) và huấn luyện cũng như đào tạo sơ bộ, dạy nghề, và hướng dẫn bằng video.

Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp:

Các phương pháp phù hợp với chương trình đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp bao gồm các hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.

Huấn luyện khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề:

Các phương pháp phù hợp bao gồm: phương pháp phân tích, giải quyết tình huống, trò chơi kinh doanh.

Bước 3: Thực hiện Đào tạo

Mục tiêu của học tập và đào tạo là nhằm thay đổi Kiến thức, Hành vi và Thái độ của người học.

Ở mỗi mục tiêu và mức độ có những phương pháp phù hợp.

PHÂN LOẠI CÁC HÌNH HÌNH THỨC ĐÀO TẠO

Tiêu thức	Các hình thức /phương pháp
Theo định hướng nội dung đào tạo	- Đào tạo theo định hướng công việc - Đào tạo theo định hướng doanh nghiệp
Theo mục đích của nội dung đào tạo	- Đào tạo hướng dẫn công việc cho nhân viên - Đào tạo huấn luyện kỹ năng - Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động - Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật - Đào tạo và phát triển các năng lực quản lý
Theo tổ chức hình thức đào tạo	- Đào tạo chính quy - Đào tạo tại chức - Lớp cạnh xí nghiệp - Kèm cặp tại chỗ
Theo địa điểm hoặc nơi đào tạo	- Đào tạo tại nơi làm việc - Đào tạo xa nơi làm việc
Theo đối tượng học viên	- Đào tạo mới - Đào tạo lại

Thực hiện quá trình đào tạo cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm tối ưu hóa quá trình đào tạo. Có nhiều hình thức đào tạo được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau:

Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển khác nhau. Tên gọi mỗi phương pháp có thể khác nhau, nhưng cách đào tạo và nội dung tương đối giống nhau. Chúng ta chú trọng đến các phương pháp có khả năng áp dụng tại Việt nam trong giai đoạn trước mắt cũng như trong tương lai.

MỤC TIÊU KIẾN THỨC

Nhóm 1: Dùng đào tạo các nhà quản trị và chuyên viên:

-Trò chơi quản trị

-Phương pháp nghiên cứu tình huống

-Phương pháp hội nghị

-Mô hình ứng xử

-Đào tạo bàn giấy

-Thực tập sinh

-Đóng kịch

-Kỹ thuật nghe nhìn

Nhóm 2: Dùng đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ :

-Kèm cặp tại chỗ

-Đào tạo học nghề

-Phương pháp sử dụng Dụng cụ mô phỏng

-Đào tạo chính quy

Bước4: Đánh giá chương trình đào tạo:

Tiêu thức quan trọng nhất trong việc đánh giá chương trình đào tạo vẫn là hiệu quả làm việc của nhân viên có thay đổi theo hướng mong muốn hay không?

Do đó cần so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.

Trong đánh giá có thể đi vào các vấn đề cụ thể như sau:

-Phản ứng của người học (các học viên có cảm thấy đào tạo là bổ ích hay không?

-Kết quả học tập (người học học được gì?)

-Ap dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc hay không?).

-Những hành vi đã thay đổi đó ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức. (kết quả đem lại từ đào tạo?).

-Các học viên có cảm giác tốt đẹp hơn về tổ chức hay công việc đó không ?(thái độ)

Để đo lường phản ứng của người học chúng ta có thể thăm dò ý kiến của họ thông qua phiếu điều tra đánh giá về khóa học.